Internkontroll som skjer i driften — ikke i en perm
Avvik, sjekklister, kompetanse og faste gjennomganger dokumenteres der arbeidet gjøres. Når noen spør, er svaret allerede skrevet.
Internkontrollforskriften krever systematisk HMS-arbeid som kan dokumenteres. I ServiceAppen oppstår dokumentasjonen som en bivirkning av den daglige driften — ikke som en egen jobb ved siden av.
Internkontroll-permen som støver ned
De fleste småbedrifter har en internkontrollperm som ble laget én gang — ofte til en revisjon — og siden aldri åpnet. Rutinene beskriver en virksomhet som ikke lenger finnes, og avvikene som faktisk skjer, skrives aldri ned.
Når tilsynet, byggherren eller forsikringsselskapet ber om dokumentasjon, starter en hektisk innsamling av papirer som burde vært ført fortløpende.
Dokumentasjonen skapes mens du jobber
I ServiceAppen er internkontrollens byggesteiner en del av arbeidsflyten: avvik meldes fra mobilen når de oppdages, sjekklister og SJA fylles ut på jobben, og kompetanseregisteret viser hvem som har hvilke sertifikater.
Årshjulet sørger for at faste gjennomganger og kontroller faktisk skjer — med frist, ansvar og kvittering. Alt kan hentes ut som PDF når noen ber om dokumentasjon.
Fordeler
- Avvik meldes og lukkes — med historikk
- Sjekklister og SJA som del av jobben
- Kompetanseregister med utløpsdatoer
- Årshjul for faste gjennomganger og kontroller
- PDF-dokumentasjon klar til tilsyn og revisjon
- Ett system for både drift og internkontroll
Dette får du
Avvikshåndtering
Meld, følg opp og lukk avvik — med bilde og beskrivelse.
Sjekklister
Kontrollskjema knyttet til jobbene der arbeidet skjer.
Kompetanse
Sertifikater og kurs per ansatt, med varsel om utløp.
Årshjul
Faste gjennomganger med frist og automatisk neste forfall.
PDF-dokumentasjon
Ferdigstilte skjema låses og kan skrives ut ved tilsyn.
Fra mobilen
Alt føres i felt — ingen etterregistrering på kontoret.
Ofte stilte spørsmål
Dekker dette kravene i internkontrollforskriften?
ServiceAppen gir verktøyene forskriften forutsetter: systematisk avvikshåndtering, dokumenterte rutiner gjennom sjekklister, kompetanseoversikt og faste gjennomganger i årshjulet. Innholdet i rutinene bestemmer dere selv.
Hvordan får vi de ansatte til å melde avvik?
Terskelen er lav: avvik meldes fra mobilen med bilde og noen setninger, rett fra jobben. Når det er enkelt, blir det gjort.
Hva viser vi frem ved et tilsyn?
Avvikshistorikk, utfylte sjekklister som PDF, kompetanseregisteret og årshjulet med kvitterte gjennomganger — alt ligger klart i systemet.
Er dette et eget system ved siden av driftssystemet?
Nei, det er poenget: internkontrollen bor i samme system som jobbene, timene og dokumentasjonen — så den blir faktisk gjort.
Gjør internkontrollen til en bivirkning av god drift
Prøv ServiceAppen og se hvor mye av internkontrollen som dokumenterer seg selv. Vi setter opp testtilgang.
Kontakt oss om pilottilgangLes også
Funksjoner
HMS og sjekklister
Avvik, sikker jobb-analyse, varme arbeider og kompetanseregister — utfylt på mobilen der jobben skjer, lagret der du finner det igjen.
Funksjoner
Årshjul og frister
Årskontroller, sertifikater, HMS-gjennomganger og andre gjentakende oppgaver — med status, kategori og automatisk neste forfall.
Funksjoner
Serviceordre
Én serviceordre samler kunde, planlegging, timer, materiell, sjekklister og dokumentasjon. Når jobben er ferdig, er fakturagrunnlaget det også.
Bransjer
For elektrikere
Jobber, timer, materiell, sjekklister og FDV — ført på mobilen ute hos kunden, fakturert gjennom Fiken når du er ferdig.